Voorbeelden van Social Media Policies

October 20, 2011 by Koen van der Voort • Nieuws, Social Media Advies, Social Media Marketing • Tags: Advies, Guidelines, Policy, Richtlijnen, Social Media, Strategie • 0 Comment

• Tweet
• 
  
  
  
  

• Tweet

In dit artikel wordt een aantal goede voorbeelden van Social Media Policies van verschillende bedrijven beschreven. De blogpost eindigt met best practices en pragmatische handvatten voor het samenstellen van een social media policy.

Social Media Policy Voorbeeld 1 – IBM

IBM heeft voor haar medewerkers “Social Computing Guidelines” opgesteld. Deze guidelines zijn in 2005 ontstaan omdat medewerkers namens IBM wilden bloggen. In 2010 zijn de guidelines gereviewd en herschreven.  De IBM bloggers werden sterk betrokken bij dat proces. De bloggers zijn uitgebreid geinterviewed over hun ervaring met online interactie. De kennis en praktijkervaring van de bloggers werd de basis  voor de nieuwe Social Computing Guidelines. Deze zijn veralgemeniseerd zodat ze naast bloggen ook toepasbaar zijn voor interactie via social media. Ik vind de guidelines met name sterk in de volgende punten:

-          Het zijn richtlijnen en gaat niet te veel in op details. Ze zijn geschreven op een manier die de medewerkers serieus neemt en uitgaat van ‘common-sense’ van de medewerkers: de medewerker mag zelf bepalen of hij vindt dat hij eerlijk en oprecht bezig is;

-          Ze zijn onderdeel van de “Business Conduct Guidelines”, regels voor het doen van zaken die medewerkers van IBM ieder jaar verplicht moeten doornemen en accepteren. Op die manier is iedereen dus altijd op de hoogte van de regels;

-          Een van de belangrijkste regels is: zorg dat je iets toe te voegen hebt. Dit is te herleiden naar de open-source mind van IBM waarin geprobeerd wordt samen verder te komen.

Social Media Policy IBM

Social Media Policy Voorbeeld 2 – TNT

TNT heeft haar Social Media Policy geschreven met twee uitgangspunten in gedachten:

1. Sociale Media zijn een positieve ontwikkeling;
2. Je personeel is te vertrouwen.

Het gaat dus uit van de positieve kant van sociale media en heeft als doel de medewerker niet te beperken, maar juist om hem zo veel mogelijk de kansen van social media te laten benutten.

Een van de sterkste punten van deze social media guidelines vind ik het stroomdiagram. Het stroomdiagram helpt medewerkers bepalen of en hoe ze op bepaalde berichten kunnen of moeten reageren. Met de openheid van sociale media is iedere discussie die je hebt op sociale media door de hele wereld te lezen. Het is dus belangrijk dat medewerkers in geval van kritiek van buitenaf op een nette manier reageren. Het stroomdiagram helpt daarbij en laat zien dat het in bepaalde gevallen juist beter is om niet te reageren dan om wel te reageren.

TNT geeft verder letterlijk aan dat de guidelines door iedereen herbruikt mogen worden, dus ik zou je aanraden om het stroomdiagram (al dan niet letterlijk) over te nemen!

Stroomdiagram in Social Media Policy van TNT

Social Media Policy Voorbeeld 3 – Victoria Overheid – Australië

De best practices uit bovenstaande en voorbeelden kan je samenvoegen om daar een eigen Social Media Policy van te maken. Zo ontstaat een document dat je kunt delen met je medewerkers, zodat zij ook weten wat ze kunnen en wat ze niet kunnen doen online. Maar juist het zorgen dat iedereen op de hoogte is van de regels, is voor veel organisaties lastig. Zeker wanneer er geen proces aanwezig is zoals bij IBM (Business Conduct Guidelines ondertekenen), kan het lastig zijn om mensen een lap met tekst goed te laten lezen. Daaruit kan je concluderen dat je social media policy in ieder geval niet te lang moet zijn. Het laatste voorbeeld dat we hier behandelen is van de overheid van Victoria in Australië. Zij communiceren de social media guidelines door middel van een video:

Video Victoria Overheid – Australië

Social Media Policy Best Practices

We sluiten de blogpost af met nog een aantal best practices om in je achterhoofd te houden

-          Vertrouw je medewerkers, ze kunnen zelf goed bepalen wat kan en wat niet kan;

-          Stimuleer openheid: zorg dat medewerkers die online bezig zijn namens je organisatie zich ook als zodanig bekend maken en zorg dat medewerkers aangeven of iets hun eigen mening of de mening van de organisatie is;

-          Behandel anderen en met name concurrenten met respect;

-          Zorg dat medewerkers zich (eventueel aan de hand van een social media training) bewust zijn van hun acties op sociale media, en dat ze nadenken voordat ze iets doen.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het opstellen van een social media policy of wilt u een gratis en vrijblijvende offerte ontvangen voor een op maat gemaakte social media policy? Laat het ons weten via het contactformulier!